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如何加強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量管理
采購(gòu)質(zhì)量管理滲透到采購(gòu)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，只有將采購(gòu)管理工作做到位，做到實(shí)，具體如何加強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量管理呢。一起和小編來(lái)看看吧!
一、采購(gòu)管理與采購(gòu)質(zhì)量管理
采購(gòu)管理是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程的科學(xué)管理。采購(gòu)質(zhì)量管理即是采購(gòu)管理工作的一部分，同時(shí)又始終貫穿于采購(gòu)管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)質(zhì)量管理的好與壞取決于采購(gòu)管理工作是否到位。
二、加強(qiáng)采購(gòu)質(zhì)量管理的幾項(xiàng)措施
(一)加強(qiáng)計(jì)劃管理
計(jì)劃管理是采購(gòu)管理工作的基礎(chǔ)，采購(gòu)訂單的下達(dá)是基于使用單位申報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃為基礎(chǔ)的，計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性直接影響到采買(mǎi)的物資是不是符合實(shí)際需求。在實(shí)際工作中，使用單位的計(jì)劃員往往由于責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)水平低等多種原因，提報(bào)的計(jì)劃中物資名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、材質(zhì)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等物料信息隨意性強(qiáng)、描述不準(zhǔn)確，采購(gòu)員接到計(jì)劃后往往由于計(jì)劃種類繁多，做不到逐一核對(duì)每一條需求計(jì)劃，同時(shí)為了保證下訂單的及時(shí)性，對(duì)計(jì)劃的審核也不是很?chē)?yán)格，這樣就會(huì)造成采買(mǎi)物資與實(shí)際需求有出入。舉個(gè)例子：使用單位提報(bào)塑料托盤(pán)計(jì)劃，規(guī)格型號(hào)為1400×1200×150mm，數(shù)量150個(gè)。供貨單位按此規(guī)格型號(hào)供了150個(gè)單面托盤(pán)，兩向進(jìn)叉，送到使用單位后，反饋回來(lái)的信息是所送托盤(pán)不符合使用要求，它們需要的是雙面的、四向進(jìn)叉的。這種現(xiàn)象的發(fā)生就是由于提報(bào)計(jì)劃參數(shù)不全造成的，雖然最終問(wèn)題經(jīng)過(guò)雙方溝通和協(xié)商最終解決了，不管是退換貨也好，還是重新訂貨也好，都造成了供貨周期的延長(zhǎng)，進(jìn)而影響了生產(chǎn)需要。類似的問(wèn)題如果在計(jì)劃提報(bào)環(huán)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)其中的錯(cuò)誤，也就不會(huì)出現(xiàn)后續(xù)供貨的錯(cuò)誤了。
(二)加強(qiáng)供應(yīng)商管理
企業(yè)采購(gòu)最怕的就是選錯(cuò)供應(yīng)商。因此，采購(gòu)管理的工作原則之一即是慎選合適恰當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商。供應(yīng)商管理工作也是采購(gòu)管理最關(guān)鍵的一部分，采購(gòu)對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)就是他們的訂單。隨著對(duì)前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，采購(gòu)人員意識(shí)到供應(yīng)商管理的重要性;采購(gòu)工作的好壞從根本上說(shuō)取決于供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、性能等。不管是采用什么樣的采購(gòu)方式，選擇供應(yīng)商將成為采購(gòu)部門(mén)實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃的首要工作，良好的供應(yīng)商可以保證供應(yīng)物料的順暢、物料質(zhì)量的穩(wěn)定、交貨期和交貨數(shù)量等。要選擇好的供應(yīng)商，首先要做的工作就是供應(yīng)市場(chǎng)情報(bào)的搜集，供應(yīng)市場(chǎng)情報(bào)是采購(gòu)人員的眼睛，也是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)，其內(nèi)容包括掌握供應(yīng)市場(chǎng)的情況并加以調(diào)查研究，分析整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈等。采購(gòu)人員在掌握大量市場(chǎng)情報(bào)的情況下，可以不斷優(yōu)化供應(yīng)商的“庫(kù)存”。供應(yīng)市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變，國(guó)家間的政治協(xié)定，政府體制結(jié)構(gòu)與政治環(huán)境、稅收政策與稅率等均可能對(duì)國(guó)內(nèi)和國(guó)際貿(mào)易形成限制因素，甚至導(dǎo)致部分供應(yīng)商破產(chǎn)，被收購(gòu)或退出市場(chǎng)，進(jìn)而對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)的價(jià)格水平和供應(yīng)的持續(xù)性形成沖擊。采購(gòu)員必須充分了解和分析原料供應(yīng)商行業(yè)特點(diǎn)，如供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、所用原料及行情、供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)結(jié)構(gòu)等。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商市場(chǎng)行情的調(diào)查和了解，尋找可靠的供應(yīng)商，將供應(yīng)商市場(chǎng)調(diào)查情況按其產(chǎn)品分類和經(jīng)營(yíng)性質(zhì)加以分門(mén)別類整理，建立供應(yīng)商檔案。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、管理情況、服務(wù)質(zhì)量、財(cái)務(wù)狀況等項(xiàng)目進(jìn)行綜合評(píng)審打分，確定最終的合格供應(yīng)商名錄。有了合格供應(yīng)商名錄，采購(gòu)員在選擇供應(yīng)商時(shí)就多了一份可靠的保證。需要注意的是，這個(gè)合格供應(yīng)商名錄不是長(zhǎng)期有效和一勞永逸的，為了保證合格供應(yīng)商名錄的長(zhǎng)期有效性和可靠性，我們還需要建立完整的供應(yīng)商考核機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商定期考核，可以是一年或是根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)的實(shí)際情況機(jī)動(dòng)合理的確定考核時(shí)間，根據(jù)考核結(jié)果不斷完善合格名錄，區(qū)分優(yōu)劣，隨時(shí)將不合格的供應(yīng)商從合格名錄里剔除。
(三)加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程的管理
這里所說(shuō)的采購(gòu)過(guò)程概念是比較狹義的，是基于采購(gòu)前期計(jì)劃已申報(bào)和合格供應(yīng)商名錄已確定的前提下，具體采購(gòu)的實(shí)施過(guò)程。包括采購(gòu)方式的選擇和選定采購(gòu)方式后具體實(shí)施過(guò)程中的管理工作。選擇什么樣的采購(gòu)方式對(duì)產(chǎn)品的交貨期、交貨質(zhì)量有著十分重要的影響。一般采購(gòu)方式有招標(biāo)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)和詢比價(jià)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)除了國(guó)家硬性規(guī)定的必須要招標(biāo)采購(gòu)的物資外，一般關(guān)鍵設(shè)備和材料，甲方對(duì)產(chǎn)品的技術(shù)性能不能完全掌握的，金額價(jià)值較大的物資一般采用招標(biāo)方式采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，將需方產(chǎn)品的詳細(xì)信息經(jīng)招標(biāo)公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等公眾傳播渠道發(fā)布，可以有效的獲取廣泛的供應(yīng)商的信息，擴(kuò)大業(yè)主可選擇的范圍。無(wú)論是自主招標(biāo)還是委托招標(biāo)，業(yè)主在招標(biāo)之前都要制定詳細(xì)的招標(biāo)文件和評(píng)標(biāo)辦法，其內(nèi)容要根據(jù)具體要招標(biāo)的貨物相關(guān)要求來(lái)制定，區(qū)分設(shè)備和材料的側(cè)重點(diǎn)不同，招標(biāo)過(guò)程嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)主要是招標(biāo)采購(gòu)時(shí)投標(biāo)廠家不足3家的、對(duì)需求產(chǎn)品技術(shù)要求較高而現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄里符合要求的廠家又少于3家等情況而采用的采購(gòu)方式，采購(gòu)程序上與招標(biāo)采購(gòu)相似，其相比較招標(biāo)采購(gòu)形式更加靈活、采購(gòu)程序簡(jiǎn)化易于操作，效率相對(duì)較高。既然程序與招標(biāo)采購(gòu)相似，具體執(zhí)行過(guò)程中也必須按照招標(biāo)采購(gòu)的相關(guān)規(guī)定和要求來(lái)執(zhí)行。詢比價(jià)采購(gòu)是采購(gòu)活動(dòng)中常用的采購(gòu)方式，即至少向3家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)，通過(guò)價(jià)格必選，確定最低價(jià)的供貨商為中標(biāo)廠家。詢比價(jià)采購(gòu)時(shí)，詢價(jià)文件也必須是向合格供應(yīng)商名錄里的供貨商發(fā)出，這樣可以保證報(bào)價(jià)的供應(yīng)商水平在同一起跑線上，同時(shí)從源頭上可以有效的控制產(chǎn)品的質(zhì)量。詢比價(jià)采購(gòu)的弊端是，以低價(jià)確定最終供貨商，難免會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商為了中選，存在以低于成本的價(jià)格供貨，或是以次充好，低價(jià)低質(zhì)，如何保證采買(mǎi)到低價(jià)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品成為詢比價(jià)采購(gòu)最為棘手的問(wèn)題。比價(jià)采購(gòu)，并不是價(jià)格越低越好，在保證質(zhì)量的前提下，確定合理的價(jià)格，即適價(jià)采購(gòu)。在實(shí)際工作中，采購(gòu)員可根據(jù)具體的需求計(jì)劃，物資類別、價(jià)值大小及其他因素綜合考慮選用合適的采購(gòu)方式。
(四)加強(qiáng)采購(gòu)員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)
采購(gòu)員是采購(gòu)工作的具體執(zhí)行者，采購(gòu)員業(yè)務(wù)知識(shí)的欠缺，直接影響采購(gòu)進(jìn)度、采購(gòu)效率、采購(gòu)質(zhì)量等。很多企業(yè)都不重視采購(gòu)員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，他們認(rèn)為采購(gòu)能力的培養(yǎng)主要是通過(guò)經(jīng)驗(yàn)積累起來(lái)的，這種理解是很狹隘的�，F(xiàn)在的時(shí)代是個(gè)知識(shí)更新及其迅速的年代，采購(gòu)員單憑經(jīng)驗(yàn)的積累遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了采購(gòu)工作的需要。一名優(yōu)秀的采購(gòu)員，必須具備多方面的素質(zhì)，包括較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和市場(chǎng)分析能力，敏銳的洞察力、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)等等。
(五)建立健全物資采購(gòu)管理制度
健全的物資采購(gòu)管理制度是采購(gòu)工作良好運(yùn)行的強(qiáng)有力的保障，俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，采購(gòu)工作本身所具有的特殊性決定了制定完整詳細(xì)的采購(gòu)管理規(guī)章制度的必要性。從計(jì)劃的編制申報(bào)、供應(yīng)商的管理、采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范，到合同簽訂以及到貨驗(yàn)收入庫(kù)的方方面面，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)完整的管理制度，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率。
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