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  • 項(xiàng)目溝通管理的溝通技巧

    時(shí)間:2023-01-05 15:02:08 歐敏 管理溝通 我要投稿
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    項(xiàng)目溝通管理的溝通技巧

      項(xiàng)目溝通管理是現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的九大知識(shí)領(lǐng)域之一。項(xiàng)目溝通管理把成功所必須的因素――人、想法和信息之間提供了一個(gè)關(guān)鍵連接。所有的項(xiàng)目參與者,包括項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)投資者、管理者、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等,都希望能以各自的溝通能力、技巧來(lái)完成必要的溝通,以使項(xiàng)目建設(shè)順利地進(jìn)行。以下是小編為大家收集的項(xiàng)目溝通管理的溝通技巧,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。

      項(xiàng)目溝通管理的方式及技巧

      一、首先要制定切實(shí)可行的溝通計(jì)劃

      在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中,應(yīng)該包含以下幾個(gè)過(guò)程,溝通計(jì)劃編制;信息分發(fā);績(jī)效報(bào)告;管理收尾。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目利益相關(guān)者的信息溝通需要:誰(shuí)需要什么信息,什么時(shí)候需要,怎么獲得。項(xiàng)目經(jīng)理的就位后的第一件事就是檢查整個(gè)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃,因?yàn)樵跍贤ㄓ?jì)劃中描述了項(xiàng)目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類(lèi)溝通產(chǎn)生的進(jìn)度計(jì)劃、約定的溝通方式等等。只有把這些理解透徹,才能把握好溝通,在此基礎(chǔ)上熟悉項(xiàng)目的其他情況。

      二、選擇合適的項(xiàng)目溝通的方式

      正式溝通和非正式溝通、 上行溝通、下行溝通和平行溝通 ;單向溝通與雙向溝通;書(shū)面溝通和口頭溝通 ;語(yǔ)言溝通和體語(yǔ)溝通 ;鏈?zhǔn)綔贤、輪式溝通、環(huán)式溝通 、Y式溝通成員滿(mǎn)意度低和全通道式。

      三、運(yùn)用溝通技巧來(lái)達(dá)到溝通控制

      1.工程項(xiàng)目溝通障礙和溝通技巧

      (1)工程項(xiàng)目溝通障礙

      1)溝通有兩條關(guān)鍵原則,即盡早溝通和主動(dòng)溝通。

      2)保持暢通的溝通渠道。如果要想最大程度保障溝通順暢,就要當(dāng)信息有媒介中傳播時(shí)盡量避免各種干擾,使得信息在傳播中保持原始狀態(tài)。信息發(fā)送出去并接收到之后,雙方必須對(duì)理解情況做檢查和反饋,確保溝通的正確性。

      3)越過(guò)溝通障礙的方法

     、傧到y(tǒng)思考,充分準(zhǔn)備。在進(jìn)行溝通之前,信息發(fā)布者必須對(duì)其要傳播的信息有詳盡的準(zhǔn)備,并據(jù)此選擇適宜的溝通通道、場(chǎng)所等。

     、跍贤ㄒ蛉酥埔。信息發(fā)布者必須充分考慮接受者的心理特征、知識(shí)背景等狀況,依次調(diào)整自己的談話(huà)方式。

     、鄢浞诌\(yùn)用反饋。許多溝通問(wèn)題由于接受者未能準(zhǔn)確把握發(fā)送者的意思而造成的,如果溝通雙方在溝通中積極使用反饋這一手段,就會(huì)減少這類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生。

     、芊e極傾聽(tīng)。積極傾聽(tīng)要求你站在說(shuō)話(huà)者的立場(chǎng)上,運(yùn)用對(duì)方的思維架構(gòu)去理解信息。

     、菡{(diào)整心態(tài)。情緒對(duì)溝通的過(guò)程有巨大影響,過(guò)于興奮、失望等情緒一方面易造成對(duì)信息的誤解,另一方面也易造成過(guò)激的反應(yīng)。

     、拮⒁夥钦Z(yǔ)言信息

      注意非語(yǔ)言信息往往比語(yǔ)言信息更能打動(dòng)人。因此你是發(fā)送者,必須確保你的非語(yǔ)言信息能強(qiáng)化語(yǔ)言的作用。體語(yǔ)溝通非常重要。

     、呓M織溝通檢查

      組織溝通檢查是指檢查溝通政策,溝通網(wǎng)絡(luò)以及溝通活動(dòng)的一種方法。這一方法把組織溝通看成實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的一種手段,而不是為了溝通而溝通。

      (2)工程項(xiàng)目溝通技巧

      1)項(xiàng)目管理者應(yīng)有的素質(zhì)

      ①能簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)明任務(wù)的性質(zhì)。

     、趹(yīng)告知員工去做什么,如何去做。

     、蹠(huì)鼓勵(lì)員工圓滿(mǎn)完成任務(wù)。

     、苣芘c員工建立和諧關(guān)系。

     、菽芘c員工一起探討問(wèn)題,并聽(tīng)取他們的意見(jiàn)。

     、弈苡行У胤峙渎氊(zé),并了解職員應(yīng)該向你提出的問(wèn)題。

     、咦鳛轭I(lǐng)導(dǎo),恰當(dāng)?shù)慕忉屧谔囟ōh(huán)境中你的失常行為。

      2)工程項(xiàng)目沖突管理

     、俟こ添(xiàng)目沖突管理的目的就是引導(dǎo)沖突的結(jié)果向積極地、協(xié)作的、非破壞性的方向發(fā)展。

      A.項(xiàng)目進(jìn)度沖突:項(xiàng)目工作任務(wù)(或活動(dòng))的完成次序及所需時(shí)間的沖突。

      B.優(yōu)先權(quán)沖突:項(xiàng)目參與者因?qū)ΜF(xiàn)實(shí)項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該執(zhí)行的工作活動(dòng)和任務(wù)的次序關(guān)系意見(jiàn)不同而產(chǎn)生的沖突。

      C.人力資源沖突:由于來(lái)自不同職能部門(mén)而引發(fā)的有關(guān)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員支配問(wèn)題等用人方面的沖突。

      D.技術(shù)沖突:在技術(shù)質(zhì)量、技術(shù)性能要求、技術(shù)權(quán)衡以及實(shí)現(xiàn)性能的手段等技術(shù)問(wèn)題上產(chǎn)生的沖突。

      E.管理程序沖突:圍繞項(xiàng)目管理而產(chǎn)生的沖突。包括項(xiàng)目經(jīng)理的報(bào)告關(guān)系界定、責(zé)任界定、項(xiàng)目工作范圍、運(yùn)行要求、實(shí)施計(jì)劃、與其他組織協(xié)商的工作協(xié)議以及管理支持程序等方面。

      F.成本費(fèi)用沖突:在費(fèi)用分配問(wèn)題上產(chǎn)生的沖突。

      G.項(xiàng)目成員個(gè)性沖突:由于項(xiàng)目成員的價(jià)值觀、失誤判斷標(biāo)準(zhǔn)等不同而產(chǎn)生的沖突。

      ②沖突的基本的解決模式有五種。

      A.退出。指卷入沖突的項(xiàng)目成員從中退出,從而避免發(fā)生實(shí)質(zhì)的或潛在的爭(zhēng)端。

      B.強(qiáng)制。這一策略的實(shí)質(zhì)是“非贏即輸”,認(rèn)為在沖突中獲勝要比“勉強(qiáng)”保持人際關(guān)系更為重要,是一種積極的解決沖突的方式。

      C.緩和。實(shí)質(zhì)是“求同存異”,盡可能在沖突中強(qiáng)調(diào)意見(jiàn)一致的方面,而忽視差異。

      D.妥協(xié)。實(shí)質(zhì)是協(xié)商并尋求爭(zhēng)論雙方在一定程度上都滿(mǎn)意的方法,旨在尋找一種折衷方案。

      E.協(xié)商。直接面對(duì)沖突以克服分歧,解決沖突。是一條積極的沖突解決途徑,既正視問(wèn)題的結(jié)局,也重視團(tuán)隊(duì)之間的關(guān)系。

      2.變更管理中的溝通。變更管理必須實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):

      (1)項(xiàng)目組與業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司決策層之間能進(jìn)行開(kāi)誠(chéng)布公、及時(shí)有效的溝通,而獲得他們的支持、參與推動(dòng)。

      (2)項(xiàng)目組內(nèi)部能進(jìn)行清楚高效的溝通,以保證項(xiàng)目組成員的工作能協(xié)調(diào)一致,按時(shí)、保質(zhì)、保量完成預(yù)期的交付成果,并得到認(rèn)同和提升。   (3)所有員工都應(yīng)理解項(xiàng)目實(shí)施的原因、意義及其對(duì)整個(gè)組織及組織內(nèi)部每個(gè)功能、地域?qū)嶓w的影響。

      (4)廣大員工能看到公司高層領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)實(shí)際行動(dòng)所表現(xiàn)出來(lái)的對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的支持與承諾。

      (5)保證組織合理安排員工的工作職責(zé)和角色轉(zhuǎn)換,以及可能發(fā)生的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。

      (6)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)的最終用戶(hù)進(jìn)行教育與培訓(xùn),使其以積極主動(dòng)的心態(tài)迎接可能的變更,并具有相應(yīng)的技能來(lái)適應(yīng)這種變更。

      (7)加強(qiáng)內(nèi)外部的宣傳和溝通,為項(xiàng)目順利推進(jìn)營(yíng)造一種適宜的組織氛圍。

      綜上所述,我們可以這樣理解溝通:溝通是人和人之間進(jìn)行的,采用語(yǔ)言、文字、身體語(yǔ)言、各種專(zhuān)業(yè)符號(hào)、影音資料等形成的信息進(jìn)行的交流,使彼此間能知道并理解其意圖。溝通可以是口頭的或書(shū)面的,可以是面對(duì)面式的或是通過(guò)溝通媒介,如電話(huà)、文件、書(shū)信、電子郵件。溝通可以是正式的,如例會(huì)、報(bào)告會(huì)、發(fā)布會(huì),也可以是非正式的。

      在項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI )的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》中,把溝通管理定義為“項(xiàng)目溝通管理這一知識(shí)領(lǐng)域包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣伞⑺鸭鞑ァ⒋鎯?chǔ)、檢索和最終處置項(xiàng)目信息所需的過(guò)程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關(guān)鍵聯(lián)系”。

      不論何種理解與定義,溝通管理的重要性是毋庸質(zhì)疑的,那就是:有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素,而良好的溝通技巧會(huì)讓你達(dá)成這一現(xiàn)實(shí)。

      工作溝通技巧

      第一,不要說(shuō)“但是”,而要說(shuō)“而且”。

      試想你很贊成一位同事的想法,你可能會(huì)說(shuō):“這個(gè)想法很好,但是你必須……”本來(lái)你讓你的話(huà)字字千金 伶牙俐齒的你,當(dāng)然深受同事和上司的愛(ài)戴啦!伶牙俐齒的你,當(dāng)然深受同事和上司的愛(ài)戴啦! 讓你的話(huà)字字千金是認(rèn)可別人的,這樣子一說(shuō),這種認(rèn)可就大打折扣了。你完全可以說(shuō)出一個(gè)比較具體的希望來(lái)表達(dá)你的贊賞和建議,比如說(shuō):“我覺(jué)得這個(gè)建議很好,而且,如果在這里再稍微改動(dòng)一下的話(huà),也許會(huì)更好……”

      第二,不要說(shuō)“首先”,而要說(shuō)“已經(jīng)”。

      你要向老板匯報(bào)一項(xiàng)工程的進(jìn)展情況。你跟老板講道:“我必須得首先熟悉一下這項(xiàng)工作!毕胂肟窗,這樣的話(huà)可能會(huì)使老板(包括你自己)覺(jué)得,你還有很多事需要做,卻絕不會(huì)覺(jué)得你已經(jīng)做完了一些事情。這樣的講話(huà)態(tài)度會(huì)給人一種很悲觀的感覺(jué),而絕不是樂(lè)觀。所以建議你最好是這樣說(shuō):“是的,我已經(jīng)相當(dāng)熟悉這項(xiàng)工作了。”

      第三,不要再說(shuō)“老實(shí)說(shuō)”,而要說(shuō)“應(yīng)該”。

      公司開(kāi)會(huì)的時(shí)候會(huì)對(duì)各種建議進(jìn)行討論,于是你對(duì)一名同事說(shuō):“老實(shí)說(shuō),我覺(jué)得……”在別人看來(lái),你好像在特別強(qiáng)調(diào)你的誠(chéng)意。你當(dāng)然是非常有誠(chéng)意的,可是干嗎還要特別強(qiáng)調(diào)一下呢?所以你最好說(shuō):“我覺(jué)得,我們應(yīng)該……”

      第四,不要說(shuō)“僅僅”,而要說(shuō)“就是”。

      在一次通力攻關(guān)會(huì)上你提出了一條建議,你是這樣說(shuō)的:“這僅僅是我的一個(gè)建議!闭(qǐng)注意,這樣說(shuō)是絕對(duì)不可以的!因?yàn)檫@樣一來(lái),你的想法、功勞包括你自己的價(jià)值都會(huì)大大貶值。本來(lái)是很利于合作和團(tuán)體意識(shí)的一個(gè)主意,反而讓同事們只感覺(jué)到你的自信心不夠。最好這樣說(shuō):“這就是我的建議!

      第五,不要說(shuō)“錯(cuò)”,而要說(shuō)“不對(duì)”。

      一位同事不小心把一項(xiàng)工作計(jì)劃浸上了水,正在向客戶(hù)道歉。你當(dāng)然知道,他犯了錯(cuò)誤,惹惱了客戶(hù),于是你對(duì)他說(shuō):“這件事情是你的錯(cuò),你必須承擔(dān)責(zé)任!边@樣一來(lái),只會(huì)引起對(duì)方的厭煩心理。你的目的是調(diào)和雙方的矛盾,避免發(fā)生爭(zhēng)端。所以,把你的否定態(tài)度表達(dá)得委婉一些,實(shí)事求是地說(shuō)明你的理由。比如說(shuō):“你這樣做的確是有不對(duì)的地方,你最好能夠?yàn)榇顺袚?dān)責(zé)任!

      溝通技巧

      第一:提些開(kāi)放性的問(wèn)題

      為使談話(huà)內(nèi)容充實(shí),提些開(kāi)放性的問(wèn)題是很重要的,比如以“如何”,“什么時(shí)候”,“為什么”等詞語(yǔ)開(kāi)頭的句子。以開(kāi)放性的問(wèn)題開(kāi)始聊天,比如: “你平時(shí)空余時(shí)間都做些什么?”這種問(wèn)題會(huì)引出更多話(huà)題。切忌提出那些用是或不是就可回答的封閉式的問(wèn)題,如:“你喜歡看電影么?”封閉式問(wèn)題會(huì)使雙方陷入沒(méi)話(huà)說(shuō)的窘境。

      第二:做個(gè)積極的傾聽(tīng)者

      人們每分鐘只能說(shuō)100到175個(gè)字,但是卻可以準(zhǔn)確地聽(tīng)辨出300個(gè)字。但因?yàn)樵趦A聽(tīng)時(shí)大腦中只有一部分在運(yùn)轉(zhuǎn),所以很容易走神—聽(tīng)對(duì)方講話(huà)的同時(shí)卻想著其他的東西。積極傾聽(tīng)是解決這種問(wèn)題的有效方法—有目的的去傾聽(tīng)。比如為了聽(tīng)取信息,得到指令,理解他人,解決問(wèn)題,分享趣事,感受他人,提供幫助而傾聽(tīng)。傾聽(tīng)后的回復(fù)也很重要,這能讓對(duì)方知道到你理解了他們所說(shuō)的話(huà)?梢酝ㄟ^(guò)總結(jié)和重復(fù)聽(tīng)到的話(huà)來(lái)回復(fù)他人。

      第三:營(yíng)造自己的聊天“密室”

      如果你感到無(wú)法集中精神關(guān)注他人所說(shuō),試著人事溝通技巧營(yíng)造一間“小密室”,里面有你和你聊天的對(duì)象。想象著這間密室是與世隔絕的,沒(méi)有那些讓你分心的事物,你就可以專(zhuān)心于聊天的內(nèi)容了。在心里默念對(duì)方所說(shuō)的詞語(yǔ)—從而強(qiáng)化信息,避免走神。

      如何在人多的稍陌生聚會(huì)場(chǎng)合表現(xiàn)得自信、自如、外向?

      第四:注意社交禮儀,專(zhuān)心與他人交談

      當(dāng)別人想引起你的注意,或有興趣與你長(zhǎng)談,不要回避,也不要轉(zhuǎn)著頭回答。相反的,你應(yīng)該轉(zhuǎn)過(guò)身去,面對(duì)他們進(jìn)行交談。只有專(zhuān)心于交流,才能更好的溝通理解。講話(huà)時(shí)注意肢體語(yǔ)言和聲調(diào),以堅(jiān)定自信的姿態(tài),直視對(duì)方,除非是在抱怨投訴,記得要面帶微笑。

      第五:不要想當(dāng)然

      不要自以為了解他人的想法和感受。要學(xué)會(huì)通過(guò)交流去證實(shí)。很多事情我們常常找不到足夠的事實(shí)去證明自己的猜想,所以要向?qū)Ψ胶藢?shí)他們所說(shuō)的話(huà)的真實(shí)含義。

      《跟任何人都聊得來(lái)》一本寫(xiě)給內(nèi)向性格的溝通書(shū)籍

      《頭等艙里的談話(huà)課》一本很不錯(cuò)的溝通書(shū)籍

      第六:避免敵對(duì)性語(yǔ)句

      如果你需要同對(duì)方探討一些敏感問(wèn)題,切忌使用敵對(duì)性語(yǔ)句,比如:“你該更好地了解我啊”,“為什么要讓我傷心”,“你從不理解我”,“我原以為我們會(huì)開(kāi)心的”。這些敵對(duì)攻擊的語(yǔ)句對(duì)談話(huà)沒(méi)有推進(jìn)作用,只會(huì)引起沖突。

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