企業(yè)會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制論文
會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)物的簡(jiǎn)稱。是上電子計(jì)算機(jī)代替人工,實(shí)現(xiàn)記帳、算帳、報(bào)帳、查帳以及部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、分析、判斷乃至提供決策的過程;谒旧淼奶攸c(diǎn),與原始的帳本相比,具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用,可以節(jié)約大量大力、物力、時(shí)間。
在我國(guó),會(huì)計(jì)電算化已有十余年的歷史,進(jìn)入90年代以來,隨著計(jì)機(jī)技術(shù)的迅犯發(fā)展,電算化會(huì)計(jì)軟件也由簡(jiǎn)單的數(shù)值計(jì)算發(fā)展到全面數(shù)值核算,進(jìn)而到具有人工智能的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)階段,可以說取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。已經(jīng)通過財(cái)政部認(rèn)可的軟件就有四十余種,加上各省財(cái)政部門認(rèn)可并使用的,總計(jì)達(dá)二百多種。其中如安易、用友、萬能、華正等軟件已較成熟。再加上各企事業(yè)事業(yè)單位自行開發(fā)的,更是不勝枚舉。
當(dāng)然,由于財(cái)會(huì)工作本身的特點(diǎn),會(huì)計(jì)電算化軟件的研制,始終受到一些問題的困擾。本文擬從當(dāng)前我國(guó)會(huì)計(jì)電算進(jìn)程中存在的一些問題提出幾點(diǎn)淺見,以供商榷。
一、 存在的主要問題
。ㄒ唬┘嫒菪圆。由于各個(gè)系統(tǒng)都是自行開發(fā),各自使用不同的操作平臺(tái)和支持軟件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同,編程風(fēng)格各異各軟件公司為技術(shù)保密,相互沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
。ǘ┫到y(tǒng)內(nèi)部銜接性差。由于當(dāng)前許多財(cái)會(huì)軟件都著重開發(fā)帳務(wù)處理與報(bào)表管理,對(duì)于其他諸如成本核算、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等功能開發(fā)力度較小,使得在處理此類問題時(shí),需先將財(cái)會(huì)管理的有關(guān)數(shù)據(jù)輸出,經(jīng)人工核算后再重新輸入,就是說從一個(gè)處理系統(tǒng)(模塊)到另一個(gè)處理系統(tǒng)(模塊),不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式,直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這不僅嗇了工作量,而且因?yàn)橛扇斯ず怂、人工輸入等人為因素,必然增加出錯(cuò)機(jī)率,使得財(cái)會(huì)軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測(cè)功能。在這種意義上,只能稱它為“加電的帳本”。
(三)數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時(shí)候,財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對(duì)秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂的加密,也無非是對(duì)軟件本身的加密,防止盜版。另處在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。安全性上,更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難從容恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。
。ㄋ模⿲(shí)用性不強(qiáng)。在某種程度上,財(cái)會(huì)軟件因?yàn)橹粚?shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)功能,并沒有實(shí)現(xiàn)預(yù)想的管理及預(yù)測(cè)功能,以至于它的出現(xiàn),僅是減少了會(huì)計(jì)的工作量,或者說減少了會(huì)計(jì)而已,并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益,那末,它的風(fēng)靡,或多或少就有“趕時(shí)髦”的嫌疑。
。ㄎ澹╅_發(fā)者與使用者的矛盾。早期的軟件,是由程序員專門開發(fā),它雖然能實(shí)現(xiàn)用戶的數(shù)據(jù)處理的要求,但對(duì)財(cái)務(wù)工作的實(shí)質(zhì)以及用戶使用水平都沒能準(zhǔn)確定位,使這些軟件很難使用;現(xiàn)在是程序員與會(huì)計(jì)專業(yè)人員共同開發(fā),但也僅僅是從用戶界面、系統(tǒng)平臺(tái)、報(bào)表處理等問題上做文章,不能滿足用戶實(shí)際需要。
。┯脩舯旧泶嬖诘膯栴}。在我國(guó),計(jì)算機(jī)熱起來大約不到十年,而且真正普及應(yīng)用也不過三五年,或者說現(xiàn)在仍然沒有達(dá)到普及水平。人們對(duì)它的認(rèn)識(shí),自然不盡相同。即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但對(duì)也許從未接觸過計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)們來說,它怎么也不如算盤和筆好用,而且需要極端小心,一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流。
二、 對(duì)策建議
無論是從軟件本身、軟件設(shè)計(jì)者對(duì)其核心思想的定位,還是用戶對(duì)軟件的理解、使用水平、都不同程度地限制了會(huì)計(jì)電算軟件的推廣應(yīng)用,限制了它的健康發(fā)展,筆者認(rèn)為,在以下幾個(gè)方面再做些加強(qiáng),或可收到一些效益。
。ㄒ唬┙⒁粋(gè)通用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件協(xié)議。建立一個(gè)通用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件協(xié)議(標(biāo)準(zhǔn)),使它們有相同的數(shù)據(jù)接口(譬如輸入輸出數(shù)據(jù)庫(kù)名稱、格式、字估名稱、長(zhǎng)度等)。這樣不同羅伯系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)可以直接使用,不必再做處理,這樣可降低對(duì)操作員的要求,也可使不同系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
。ǘ⿻(huì)計(jì)軟件應(yīng)逐步向會(huì)計(jì)管理方向地渡,形成企業(yè)管理的核心部分。會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)的'發(fā)展方向,必然由核算型向管理型發(fā)展。這樣,系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)就成為燃眉之急。目前的財(cái)務(wù)軟件在帳務(wù)處理、會(huì)計(jì)核算方面已經(jīng)非常成熟,但存在數(shù)據(jù)重復(fù)輸入、分散存儲(chǔ)、進(jìn)行財(cái)務(wù)管理、預(yù)測(cè)決策分析困難等缺點(diǎn),這一方面是由于各開發(fā)單位都按各自的棋式組織數(shù)據(jù),造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)大量冗余和重復(fù);另一方面由于新增的分析功能模塊與系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立,數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)性差,不能直接使用財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。缺少數(shù)據(jù)支持,新增功能的功效并不顯著,解決的辦法有:
1、 向管理業(yè)務(wù)子系統(tǒng)延伸
這主要是指軟件的橫向擴(kuò)展,使其與物資供應(yīng)、產(chǎn)成品銷售、庫(kù)存管理、勞資管理等系統(tǒng)接軌,并最終成為整個(gè)企業(yè)MIS的內(nèi)核,在數(shù)據(jù)保密的基礎(chǔ)上有條件地反
饋給各子系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)信息。
2、 向財(cái)務(wù)管理方面提高
這應(yīng)該說是軟件的縱向延伸,電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)組成,由會(huì)計(jì)核算層進(jìn)一步向管理層和決策支持層邁進(jìn)會(huì)計(jì)電算化民展的趨勢(shì)。可以從應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、現(xiàn)金管理、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析、評(píng)價(jià)以及全面預(yù)算管理等幾個(gè)方面進(jìn)行。決策、預(yù)測(cè)是指在以上對(duì)指標(biāo)分析的基礎(chǔ)上,確定籌資、投資的方向和力度,屬于智能型管理系統(tǒng)。簡(jiǎn)單地說可以在以下幾個(gè)方面做些文章。
、 應(yīng)收帳款管理。在用計(jì)算機(jī)自理處理時(shí),首先根據(jù)企業(yè)與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的具體情況,選擇適當(dāng)?shù)男庞脴?biāo)準(zhǔn)(如客戶最長(zhǎng)、最短付款周期及平均付款周期),建立相應(yīng)的信用標(biāo)準(zhǔn)信息庫(kù);利用信用標(biāo)準(zhǔn)對(duì)用戶信用質(zhì)量加以分析、歸類,輔助決定對(duì)客戶是否賒欠款及額度等。
、 全面預(yù)算管理。這是財(cái)務(wù)管理層的一項(xiàng)重要內(nèi)容。預(yù)算是計(jì)劃與控制的工具和前提。計(jì)算機(jī)可以根據(jù)近期數(shù)據(jù)分析,作出銷售瞀,進(jìn)而作出生產(chǎn)、成本等方面的預(yù)算,最后編成預(yù)算報(bào)表提供管理部門參考。
、 財(cái)務(wù)指標(biāo)分析及評(píng)價(jià)。它是對(duì)會(huì)計(jì)核算層所得數(shù)據(jù)的分析與總結(jié)。建立計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)指標(biāo)分析系統(tǒng),可根據(jù)計(jì)劃與實(shí)際或連續(xù)若干時(shí)期某項(xiàng)指標(biāo)執(zhí)行情況的對(duì)比分析,揭示其變動(dòng)趨勢(shì);;另處也要運(yùn)用各種分析方法,進(jìn)行指標(biāo)完成情況分析,從而為決策層提供決策和評(píng)價(jià)依據(jù)。
其實(shí),無論是向管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸(橫向擴(kuò)展)還是向管理方面提高(縱向延伸),它們所共同的基礎(chǔ),就是保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。
(三)使系統(tǒng)開放。所謂開放系統(tǒng),是指在一定程度上,用戶可以自行修改數(shù)據(jù)處理的種類和數(shù)據(jù),改變數(shù)據(jù)處理方式,調(diào)整數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)類型,使它完全符合用戶的意愿,這當(dāng)然會(huì)增加它的適用性、實(shí)用性和通用性,企業(yè)也可根據(jù)財(cái)務(wù)制度的更新隨時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)處理方法。
。ㄋ模┮驈(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。數(shù)據(jù)保密的方法前面提到過一些(供銷碼核對(duì)、特征識(shí)別、存取權(quán)限等),另處還可以考慮硬件加密、軟件狗或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度等,如專機(jī)專用、專室專用。否則經(jīng)常數(shù)據(jù)泄漏,會(huì)使用戶對(duì)軟件失去信心,也會(huì)影響企業(yè)的形象和效益,制約電算會(huì)計(jì)的健康發(fā)展。
數(shù)據(jù)是CAIS的核心,在加強(qiáng)保密的同時(shí),它的安全也是不容忽視的:例如突然斷電、病毒侵襲、誤操作等意外因素造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓,企業(yè)無法正常運(yùn)營(yíng),此時(shí)數(shù)據(jù)的安全性就格外重要,可以參考以下幾點(diǎn):
1、 軟件自動(dòng)在硬盤上另作備份,并有數(shù)據(jù)完整性檢查機(jī)制,定時(shí)更新。
2、 微機(jī)操作員定期手動(dòng)備份,將完整有效的數(shù)據(jù)及時(shí)轉(zhuǎn)儲(chǔ)。
3、 嚴(yán)格機(jī)房管理,杜絕無關(guān)人員使用機(jī)器和外來未經(jīng)檢查的磁盤(片),專機(jī)專管。
。ㄎ澹┘訌(qiáng)電算會(huì)計(jì)類人才建設(shè)。電算會(huì)計(jì),應(yīng)該講是經(jīng)濟(jì)學(xué)信息科學(xué)的一個(gè)交叉,目前高校培養(yǎng)的這類專業(yè)人才還大都停留在熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)使用會(huì)計(jì)系統(tǒng)這一層次上。即使這類佬,也還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的需求。至于既熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),又能進(jìn)行軟件分析、設(shè)計(jì)的復(fù)合型人才就埸加缺乏,也許這正制約著該待業(yè)的健康發(fā)展。
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